Chào bạn,
Đây là weekly newsletter ‘Get ready for your next chapter’ – nơi hàng tuần tôi chia sẻ những câu chuyện và góc nhìn thực tiễn nhằm giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho chương tiếp theo của sự nghiệp.
Một trong những nỗi đau mà tôi được nghe gần như là hàng ngày trong câu chuyện của tôi với nhiều khách hàng đang làm quản lý: “Anh Nam ơi, tôi cảm thấy đuối. Cảm thấy mình cứ xà quần, không còn thời gian cho bản thân”
Giải quyết bài toán này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bởi nếu bạn để mình đuối trong một thời gian dài, sức khỏe của bạn sẽ đi xuống. Bạn không làm chủ được sự nghiệp, cuộc sống, những mối quan hệ. Những dự án cá nhân mà bạn luôn ấp ủ làm sẽ mãi nằm ở đó.
Điều nghịch lý là trong vai những quản lý lâu năm, bạn biết khá nhiều các công cụ quản lý thời gian:
– Nào là phương pháp 25-5, trong đó bạn để block từng đoạn 25 phút làm việc, với 5 phút nghỉ ngơi.
– Hay phương pháp 3-3-3, trong đó bạn để 3 giờ deep work với dự án quan trọng nhất của bạn, sau đó là 3 giờ với những việc ít quan trọng hoặc việc nhỏ hơn, và sau đó là 3 giờ cho những công việc mang tính chất thường xuyên…
– Và còn nhiều công cụ nữa…
– Bạn thậm chí còn đứng lớp dạy các lớp học về Time management 🙂
Nhưng vì sao bạn vẫn cứ xà quần?
Sự thật là để tìm lại thời gian cho chính mình, bạn cần nhiều hơn những công cụ.
Một thí dụ đơn giản. Bạn lên kế hoạch giờ giấc rõ ràng cho từng công việc. Nhưng với cho mỗi block thời gian mà bạn dành cho một việc, trong đầu bạn lại cứ vương vấn về vô số hàng hà các việc khác. Bản thân tôi cũng gặp phải những thách thức này. Lên lịch cho mọi thứ và mọi thứ vẫn dang dở…
6 cái bẫy đã làm bạn bị xà quần với chính mình.
1. Bạn bị cuốn theo sự vụ, những vấn đề phát sinh hàng ngày
(rồi quên mất những gì quan trọng)
Một chị Giám đốc Kinh doanh tâm sự ‘Bận từ sáng đến tối. Loay hoay một chút là hết ngày. Rồi hết tuần. Không thấy số (doanh số) đâu, người (tuyển dụng) đâu’
—> Làm rõ 3 ưu tiên cốt lõi của bạn. Trước khi bắt đầu một tuần, một ngày, hãy chắc chắn rằng bạn block thời gian cho những ưu tiên quan trọng trước khi bắt đầu những việc khác.
2. Việc gì cũng muốn tham gia, muốn ý kiến.
(sợ mất tiếng nói thủ lĩnh / muốn tăng visibility)
Việc này có nhiều cái hại. Đội ngũ bạn quen với sự chỉ đạo của bạn, sinh ra ỷ lại, và không trưởng thành được. Năng lượng và sự tập trung của bạn cũng có hạn. Khi bạn tham gia nhiều sự vụ thì bạn đã lãng phí thời gian và năng lượng cho những việc quan trọng hơn.
—> Bạn không nhất thiết phải có ý kiến cho mọi vấn đề / mọi dự án. Tập làm ngơ / bỏ bớt.
3. Chạy theo sự hoàn hảo.
(Sợ bị đánh giá)
Newsletter là một thí dụ mới của tôi. Tôi đã trì hoãn rất lâu về platform này nọ, rồi về chủ đề gì, viết như thế nào…. Cho đến một ngày tôi nhận ra rằng rằng tất cả những gì bạn cần là một account trên Convertkit rồi bắt đầu thôi. Thay vì ngồi đó và mất nhiều thời gian để suy nghĩ. Viết text bình thường trước, rồi từ từ thêm màu sắc hình ảnh và trang trí 🙂 sau.
Một ví dụ khác mà tôi cũng thường gặp là cho mỗi một quyết định quan trọng mà chọn, đặc biệt khi bạn làm sếp, sẽ luôn có bên không hài lòng. Bạn sẽ ‘bị kẹt’ nếu bạn muốn dung hòa mọi bên. Và tâm không an sẽ ảnh hưởng tới các việc khác.
—> Bài học quý giá tôi nhận được là khi bạn thấy những gì bạn đang làm được mức độ 7-8/10, hoặc những lựa chọn nào bạn cảm thấy khá nhất, thì cứ đi tới. Để còn tập trung vào việc tiếp theo.
4. Nghĩ lớn và Nghĩ nhiều
(rồi bị ngộp)
Giống như việc tập chạy marathon 42km. Nếu bạn cứ nghĩ về mục tiêu lớn là chinh phục 42km thì có thể bạn sẽ bị ngộp. Hoặc với một dự án cần rất nhiều nguồn lực và thời gian, bạn cũng cảm thấy rối. Khi rối thì theo lẽ tự nhiên là trì hoãn cho đến khi không thể trì hoãn được nữa. Rồi lại lâm vào cảnh thức khuya, về muộn, làm cuối tuần vào giờ chót.
—> Chẻ thật nhỏ những gì bạn cần làm để bắt đầu.
Để chạy 42km, bạn bắt đầu bằng những đoạn nhỏ đầu tiên. Ngay cả kỹ thuật chạy, thì một hôm chỉnh sửa phần cổ. Hôm sau chỉnh dáng tay. Rồi dáng chân. Mỗi hôm chỉnh một món.
Đối với những dự án lớn, đó là việc chẻ ra những outcome / pilot nhỏ. Để dễ dứt điểm hơn. Để có sản phẩm. Để có thứ ‘bán’ cho stakeholders. Để tạo hưng phấn cho khách hàng, cho chính đội ngũ của bạn.
5. Không chú tâm đào tạo cho đội ngũ
(vì cho rằng tự làm nhanh hơn)
Bạn đau khổ vì đội ngũ thiếu tự tin, hoặc để lỗi nhiều quá, trong report gửi client. Bạn có lựa chọn giữa ‘tự làm nhanh hơn, và mãi mãi đau khổ như thế’ hoặc ‘đầu tư một ít thời gian hàng tuần để nâng tầm kỹ năng của mọi người’.
—> Những buổi de-brief / project review nếu bạn làm đúng và thường xuyên sẽ là những buổi group mentoring rất hiệu quả, và giúp đội ngũ của bạn trưởng thành hơn rất nhanh.
6. Bạn muốn là một Hoa Hậu Thân Thiện trong tổ chức của bạn
(vì say Yes tiện hơn)
→ Lấy say No làm câu trả lời default. Bởi say Yes dễ dãi cũng có nghĩ là bạn đang làm khổ mình. Nghe qua thì thấy có vẻ ích kỷ. Nhưng đây lại chính là bí kíp quan trọng nhất để lấy lại thời gian cho bản thân.
Gần đây tôi say No nhiều hơn với các meeting request từ các đối tác khi họ không có một đề nghị cụ thể và rõ ràng. Tôi đã từng e ngại mất khách, mất business. Tuy nhiên sự thật là những người thực sự muốn làm business với bạn thì họ rất rõ ràng và không ngần ngại chia sẻ.
~~~
Riêng đối với cá nhân tôi, 2 bí kíp hiệu quả nhất cho đến giờ này là điểm số 6: Mạnh dạn nói Không và số 4: Chẻ thật nhỏ những gì cần làm.
Còn bạn thì sao?
Hẹn gặp lại bạn tuần sau.
Lưu Kỳ Nam – Executive Coach
PS. Tôi giúp các lãnh đạo / quản lý trên chủ đề Managing Stakeholders, để tìm lại thời gian, làm chủ sự nghiệp, và có sự chuẩn bị tốt nhất cho chương tiếp theo. Tìm hiểu xem tôi có thể giúp bạn như thế nào tại đây: https://www.luukynam.com/services
