08/11/2024
Tôi cảm thấy chóng mặt.
Đầu tôi nóng bừng, mắt tôi đỏ hoe, sau 10 phút lịch sự, im lặng, kiên nhẫn dán mắt trên màn hình Zoom, nghe chị T ‘biểu diễn’ nháp bài trình bày có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp của chị ấy.
Chị T là một khách hàng C-level tại Hà Nội mà tôi đang đồng hành trên đề tài ‘Giao tiếp chiến lược để xây dựng uy tín, tạo ảnh hưởng trong tổ chức’. Sếp của sếp chị ấy từ New York sẽ ghé thăm Việt Nam sau vài tuần nữa, và chị ấy có một phần trình bày quan trọng.
Trong quá trình chuẩn bị, chị phân vân nói sao cho thu hút, rõ ràng. Nói sao cho đầy đủ về những nỗ lực mình và đội ngũ đã đầu tư cho dự án, để đội ngũ được ghi nhận xứng đáng. Nói sao để ứng dụng được nhiều thứ hay ho chị mới được học cách đây mấy tháng từ tập đoàn 😀 Với rất nhiều cái muốn, sản phẩm đầu tay là một bộ slide đã làm tôi bị ngộp.
Ngộp với quá nhiều thông tin.
Thật may là chúng tôi có vài tuần để chuẩn bị.
Sau 18 lần gọt dũa đến tận cùng, cuối cùng chúng tôi cũng có một phiên bản tươm tất hơn.
Và chị đã có 15 phút rất ổn, tự tin trình bày và tương tác với các sếp từ tập đoàn.
~~~
Dưới đây một vài quan sát từ hành trình chuẩn bị cho chị ấy, mà bạn có thể tham khảo
Trước hết, 5 sai lầm cơ bản mà bạn có thể mắc phải:
🚫quá nhiều chi tiết → làm rối người nghe.
🚫nhiều từ ngữ kỹ thuật → khán giả không hiểu
🚫thiếu thông điệp chính → người nghe bị lạc.
🚫không kết nối được với bức tranh lớn → nội dung liên quan gì đến business?
🚫không kết nối được với audience → tại sao audience phải nghe những gì bạn nói?
Nếu bạn theo 8.5 quy tắc dưới đây, bạn sẽ nói / trình bày / thuyết phục thu hút hơn, với bất kỳ audience khó tính nào.
1.Hiểu audience, và mục tiêu, điểm kẹt của họ. BoD quan tâm đến những mục tiêu chiến lược, các rủi ro có thể có, sự phối hợp của đội ngũ.
2.Mở đầu bằng với điểm nhấn trọng tâm, tạo sự chú ý ngay lập tức, ngay giây đầu tiên.
3.Nếu cần dữ liệu làm rõ thì đưa vào, và luôn luôn vào thẳng vấn đề. Biểu đồ thì chỉ dùng đúng những thứ cần để support, không overload audience.
4.Theo một cái khung, thí dụ như Minto Pyramid Principle, bắt đầu với ý chính, được hỗ trợ bằng vài ý nhỏ. Nếu bạn dùng slide, trên mỗi slide, slide title là thông điệp chính của slide này, và trong slide là 3 supporting points.
5.Dự trù những câu hỏi từ audience. Đừng quên rằng nhiều lúc câu trả lời tốt nhất cho một câu hỏi là một câu hỏi.
6.Dùng ngôn ngữ đơn giản và kiểm soát nhịp của bài nói chuyện. Kiểm soát những nhịp dừng chiến lược để nhấn mạnh những điểm chính.
7.Thể hiện tự tin, và cho thấy bạn làm homework kỹ. Xem bạn là một Consultant và BOD là khách hàng của bạn.
8.Kết thúc với phần Tóm tắt và Bước tiếp theo rõ ràng.
8.5 Trong bài nói, xen vào những điểm dừng chiến lược, để tương tác. Giữ nhịp vừa phải.
~~~
Những điều bạn có thể thực hành, ngay từ hôm nay:
1.Dùng Nguyên tắc “Minto Pyramid Principle (main idea first, followed by support)” trong emails, meetings, presentations. Cấu trúc này giúp sắp xếp ý tưởng của bạn logic và giúp audience theo dễ hơn.
2.Thực hành nhịp dừng chiến lược (strategic pause) trong khi bạn giao tiếp (1:1, lẫn khi trình bày)
3.Mạnh dạn kể chuyện nhiều hơn. Storytelling ‘Hãy tưởng tượng một ngày…[lắp kết quả cuối cùng của dự án vào đây]
4.Dùng ngôn ngữ bà ngoại. Tưởng tượng nếu bà ngoại nghe những gì bạn nói thì bà ngoại có hiểu không? (Bạn có biết không, rằng Donald Trump diễn thuyết với ngôn ngữ lớp 4 – theo phân tích của các nhà ngôn ngữ học. Còn Hillary Clinton, ngôn ngữ của đại học. Có thể điều này giải thích vì sao Trump thắng Hillary? 🙂 Bạn giao tiếp với lãnh đạo càng cao, bạn càng phải dùng ngôn ngữ đơn giản.
5.Nhìn lại sau mỗi lần trình bày (Thông điệp khi nãy mình nói có rõ không. Một điều chỉnh nhỏ để nó rõ hơn là gì). Ngồi với mentor của bạn trước và sau những buổi trình bày với BOD, hoặc những cuộc hẹn mang tính quyết định.
6.Tập nói ít lại. Bạn (và tôi cũng vậy 🙂) có khuynh hướng nói nhiều, ham giải thích. Để ý điều này để nói ít hơn. Nói ít, nói câu gãy gọn. Nói ít sẽ làm bạn mạnh mẽ hơn.
7.Tập trả lời những câu hỏi bằng những câu hỏi
8.Ghi chép cuối ngày (nhật ký) ghi lại những khoảnh khắc bạn làm tốt, những chiến thắng nhỏ.
Chào bạn, và hẹn gặp lại bạn tuần sau.
~~~
Có 2 cách tôi có thể giúp bạn
- Đăng ký để nhận bản tin tuần ‘Bài học thứ Sáu’ https://www.luukynam.com/newsletter
- Nhắn tin tìm hiểu xem tôi có phù hợp để hỗ trợ 1:1 cho bạn không (và vào Waitlist cho 2025) trên hành trình trở thành một lãnh đạo hiệu quả và có bước chuẩn bị tốt nhất cho chặng tiếp theo của bạn. https://www.luukynam.com/services
